De meeste leerlinggegevens komen van ouders (zoals bij inschrijving op school), maar ook leraren en ondersteunend personeel leggen gegevens vast over de leerlingen ( bijvoorbeeld cijfers en vorderingen). Soms worden er bijzondere persoonsgegevens, zoals medische informatie (dyslexie of ADHD), geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling.
Tijdens de lessen wordt gebruik gemaakt van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te identificeren. Met de leveranciers van deze leermiddelen zijn duidelijke afspraken gemaakt voor het gebruik van de gegevens die ze van school krijgen. Een leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als school daar toestemming voor geeft.
De leerlingegevens worden op school opgeslagen in het digitale administratie en leerlingvolgsysteem Esis. Het programma is is beveiligd en de toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers van onze school.
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien, te laten corrigeren of te verwijderen (als die gegevens niet langer nodig zijn). Voor vragen of het uitoefenen van deze rechten, kan contact worden opgenomen met de leerkracht van de leerling, of met de directeur.
In geval van uitwisseling van leerlinggevens met andere organisaties, wordt daar vooraf toestemming gevraagd aan de ouders, tenzij die uitwisseling verplicht is op grond van de wet.
Voor het gebruik van foto's en video-opnamens op bijvoorbeeld de website van de school, wordt toestemming gevraagd. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Voor vragen over het gebruik van foto's en video's kunt u terecht bij de leerkracht van de leerling of bij de directeur.